Excel’e mahkum edilmek; ödül mü, ceza mı?

Bu makalemde neden çok sayıda fabrikanın üretimlerini Excel üzerinden planladıklarını ve neden bu durumun sürdürülemez olduğuna değineceğim.

Planlamacıları ellerinde çok sayıda top çevirmesi gereken jonklörlere benzetiyorum. Üzerinde envanter, kapasite, OEE, talep, müşteri memnuniyeti, işgücü gibi etiketler yapıştırılmış olan bu topların birini bile yere düşürmeden ince bir hat üstünde her gün ilerlemesi gerekiyor. Bu maharete sahip planlamacılar, eğer planlama aracı olarak Excel’i seçmişlerse bir bildikleri vardır ve demek ki Excel bu görevi yerine getirebilecek bir araçtır. Doğru mu? Hayır, bu önermenin yarısı doğru, yarısı yanlıştır. Neyin doğru, neyin yanlış olduğunu açıklamak isterim.

Üretim planlamacılar cephenin ileri uçlarında üretimin zorlukları ile göğüs göğüse çarpışır. Bu sebeple de karargahta oturan subaylardan, pardon, ofislerdeki yöneticilerden önce fark etmiştirler ki ERP sistemleri uygulanabilir bir üretim çizelgesi üretmek ve onu güncel tutmak için yeterli değildir. Bu önemli bir problemdir. Ofisteki yöneticiler / karargahtaki subaylar; rekabet savaşında kendilerini öne geçirmesi için ERP silahına milyonlarca lira yatırım yapmışlardır. Cephede çarpışan planlamacılardan gelen “ERP ile üretim çizelgeleme yapamıyoruz” şikayetlerine inanmakta ve kulak asmakta zorlanırlar. Üretimi ne koşulda olursa olun planlamak ve yürütmek zorunda olan planlamacılar ve fabrika yönetimi arasındaki iletişim uçurumu ve sessizlik giderek derinleşmeye başlar.

Eline kullanışlı bir araç verilmemiş planlamacılar cephede üretim sahasının zorluklarıyla savaşırken Excel kurtarıcı bir melek gibi gözükür; neredeyse bedavadır, kullanması kolaydır, biraz zorlamayla her şeyi yapabilir gibi gözükür. Ancak bu şekilde başlayan planlamacı ve Excel ilişkisi zamanla bir kabusa dönüşür ve yönetim kademesi görmek istemese de bu kabus zamanla sadece planlamacıların değil, fabrikanın bilançosunu da etkilemeye başlar.

Karanlık bir cephede savaşmak!

Birçok şirkette, üretim planlamacısının verdiği kararlar ile fabrika bilançosu arasında ne kadar doğrudan bir ilişki olduğu bilinmez. Bir çok yöneticinin, çizelgeleme problemi ve etkilerini yeterince anlamıyor olması, planlamacıların karanlıkta savaşmasına sebep olur. Cephede yazılmakta olan sayısız kahramanlık hikayesi bu karanlıkta yöneticiler tarafından görülmez. Zamanında teslimat oranını arttırmak, ara stok seviyelerini kontrol altında tutmak, daha az mesai ve daha yüksek kapasite kullanımı gibi kahramanlık hikayelerindeki rolünü planlamacı kendisi bilir, ama kimseye anlatamaz.

Elbette yeterince zaman ve emek ayrıldığında Excel üzerinden tutarlı ve geçerli bir çizelgele oluşturulabilir. Ama aynısı, boş bir duvarda siparişleri temsil eden renkli etiketleri sağa sola kaydırarak da yapılabilir. Fakat problem herhangi bir çizelge üretmek değildir, problem; üretimin itirazsız uygulayabileceği kadar tutarlı bir çizelgeyi kısa zamanda üretebilmek ve sahadaki durumlara göre sürekli güncel tutabilmektir. Üretim sahasındaki ani değişiklikler sebebiyle ilk türetilen çizelge artık geçersiz kalır, ama gereken efor sebebiyle yenilenmeden koptuğu yere kadar takip edilmeye devam edilir.

Üretim sahasında kritik bir değişim olduğunda üretim çizelgesini güncellemek için gerekli zaman ve eforu anlamak için öncelikle her bir değişimin domino taşları gibi kendinden sonraki tüm üretim süreçlerini de etkilediğini kabul etmek gerekir. Bu yüzden üretim sahasındaki bir değişikliğin sadece o proses içindeki etkisini hesaplamak yetmez, yıkılan domino taşlarının tüm sistem üzerindeki etkisini düşünmek gerekir. Böyle bir uçtan uca hesaplama yapacak yetenekte bir araç kullanılmadığı takdire bu işlem saatlerce sürebilir ki bittiği anda zaten bir başka değişiklik sebebiyle çoktan geçersiz hale gelmiştir. Eğer siz de fabrikanızda üretim çizelgenizi haftada bir revize ediyorsanız, fabrikanızın üretim ve maliyet performansı hakkında alarm zillerinin çaldığını bilmelisiniz.

İleri Planlama Sistemleri bu problemin doğru çözümüdür!

İyi haber şu ki yukarıda bahsettiğim alarm zillerini susturmanın yolu var. APS (Advanced Planning and Scheduling) yani ileri üretim planlama sistemleri ile çok kompleks işleyişe sahip bir fabrikada dahi saniyeler içerisinde yeni bir çizelge türetmek mümkündür. Herhalde değişikliklere hızlı ve doğru cevap veren üreticilerin diğerlerine göre stratejik bir rekabet üstünlüğü kuracağını söylersem kimse itiraz etmeyecektir.

Üretim çizelgesi, bir fabrikanın bilançosunu bu kadar doğrudan etkiliyor ise Excel üzerinden böyle hayati bir işi yürütmeyi nasıl mazur görebiliriz? Fabrika yöneticileri artık ERP’lerin sınırları olduğunu fark etmeli ve bu konuda ne yapacaklarını düşünmeye başlamalıdır. Şu ilk soruları sorarak başlayabilirler;

ERP her işi çözeceği söylendiyse neden planlamacılar hala Excel kullanıyor?

Excel bu iş doğru bir mecra mıdır?

Excel ile kotaracağınızı düşünüyorsanız neden dünyanın en büyük üreticileri ERP’lerine entegre ettikleri bir ileri planlama sistemi (APS) kullanıyor?

Üretim planlamacıların üretim çizelgesini güncellemesi saatler ve hatta günler sürüyorsa, bunu saniyeler mertebesine indirecek bir sistem kullanmak fabrikanıza nasıl bir çeviklik kazandırır?

Planlamacıların görevi problem çıktıktan sonra yangını söndürmek için su dökmek midir, yoksa yangın ihtimalini önceden görüp gidermek midir?

İlk paragrafta sorduğum soruya geri döneyim. Planlamacılar ne yaptıklarını çok iyi bilirler. Çünkü görevleri gereği hem üretim sahasının gerçeklerini hem de müşteri ve yöneticilerin ne beklediklerini bilirler. Excel’e mahkûm edilmeden doğru araçlarla desteklendiklerinde herkesi tatmin edecek çözümler bulacaklardır, hem de henüz problem daha ortaya çıkmadan.